Validarea facturii pentru e-Factura

Înainte să genereze fișierul XML sau să trimită factura la ANAF, IceFact verifică datele facturii. Dacă găsește probleme, afișează lista lor numerotată și nu trimite nimic — corectați ce vi se semnalează și reluați operația.

Verificarea este aceeași în toate cele trei situații: Generează fișier XML (format UBL), transmiterea unei singure facturi și transmiterea în masă. Ea nu împiedică salvarea sau tipărirea facturii: o factură cu probleme rămâne o factură validă pe hârtie, doar că nu poate merge în SPV până nu o corectați.

Datele prestatorului

  • adresa trebuie completată integral: adresă, localitate, județ și țară;

  • țara trebuie să fie una recunoscută de aplicație (o selectați din autocomplete);

  • județul trebuie să fie unul existent, dar numai dacă țara este România; pentru celelalte țări, județul trebuie doar să fie completat;

  • Bucureștiul se completează la localitate, iar sectorul la județ, sub forma Sector 3, cu numărul între 1 și 6. Aplicația vă semnalează separat și situațiile inverse — București trecut la județ, respectiv sectorul trecut la localitate;

  • CIF-ul (sau CNP-ul) trebuie să fie valid;

  • codul de TVA intracomunitar trebuie să înceapă cu RO și să fie valid;

  • contul IBAN și denumirea băncii nu pot depăși 30 de caractere — regula se aplică fiecăruia dintre conturile configurate;

  • Emis de nu poate depăși 100 de caractere. Acest câmp se verifică întotdeauna, chiar dacă nu ați activat exportul datelor de contact ale vânzătorului.

Telefonul și emailul prestatorului nu sunt verificate ca lungime, deși ajung în factura electronică (BT-42 și BT-43) atunci când activați exportul datelor de contact ale vânzătorului.

Notă

Aceste date se corectează în Setări → Prestator (vezi Datele prestatorului (firma dumneavoastră)). Facturile deja emise păstrează datele vechi: după corectare, deschideți factura cu Modifică și salvați-o, ca să preia datele noi ale prestatorului.

Datele cumpărătorului

  • denumirea este obligatorie;

  • adresa urmează aceleași reguli ca la prestator, inclusiv cele pentru București și sectoare;

  • atributul fiscal dacă este completat, trebuie să fie un cod de țară din Uniunea Europeană, scris din două litere;

  • CIF-ul este obligatoriu, cu excepția cumpărătorilor B2C (persoane fizice). În cazul lor, fie se introduc 13 zerouri, fie setați beneficiarul ca fiind de tip B2C;

  • dacă ați activat exportul datelor de contact ale cumpărătorului în Opțiuni de generare e-Factura, reprezentantul (BT-56) și emailul (BT-58) nu pot depăși 100 de caractere, iar telefonul (BT-57) 30 de caractere.

Documentul

  • data facturii trebuie completată și validă;

  • data facturii anterioare (BT-26), dacă ați completat-o la fila Referințe factură, trebuie să fie o dată validă;

  • factura trebuie să aibă cel puțin un produs.

Liniile de produse

Mesajele de eroare vă spun numărul liniei, așa că le găsiți repede:

  • denumirea produsului este obligatorie și nu poate depăși 100 de caractere;

  • descrierea nu poate depăși 200 de caractere, iar observațiile 300;

  • MPN-ul nu poate depăși 100 de caractere;

  • țara de origine, dacă este completată, trebuie să fie o țară recunoscută (o selectați din autocomplete);

  • prețul unitar nu poate fi negativ. Pentru o factură de stornare cantitatea trebuie să fie negativă.

Notă

Codurile CPV și NC, SKU-ul și EAN-ul nu sunt verificate.

Livrarea și scutirile de TVA

Fila Informații livrare se verifică numai dacă ați început să o completați: Adresă, Localitate, Cod poștal, Județ/Regiune și Țară;

Destinatar, Dată livrare și ID locație nu o declanșează.

  • dacă ați completat oricare dintre câmpurile de mai sus, atunci Adresă, Localitate, Județ/Regiune și Țară devin toate obligatorii. Codul poștal rămâne opțional, chiar dacă el a fost cel care a declanșat verificarea;

  • țara de destinație trebuie să fie una recunoscută (o selectați din autocomplete), iar pentru București (RO-B) localitatea livrării trebuie să fie un sector, de la Sector 1 la Sector 6;

  • la regimul de TVA K (scutire pentru livrări intracomunitare), cumpărătorul trebuie să aibă atribut fiscal, iar livrarea trebuie să aibă completată țara de destinație.

Limitele de lungime

Toate limitele verificate, într-un singur loc:

Câmp

Maxim (caractere)

Adresă (prestator, cumpărător)

150

Localitate (prestator, cumpărător)

50

Cont IBAN

30

Denumire bancă

30

Emis de

100

Reprezentant cumpărător (BT-56)

100

Telefon cumpărător (BT-57)

30

Email cumpărător (BT-58)

100

Denumire produs

100

Descriere produs

200

Observații produs

300

MPN produs

100

Destinatar livrare (BT-70)

200

Adresă livrare (BT-75)

150

Localitate livrare (BT-77)

50

Cod poștal livrare (BT-78)

20

Vezi și

Trimiterea facturii în e-Factura (SPV / ANAF) — transmiterea facturii în SPV.

Opțiuni de generare e-Factura — opțiunile care schimbă ce se exportă în XML.