Configurare email

Important

Trimiterea facturilor prin email este disponibilă doar în versiunea cu licență.

Pentru a putea trimite documentele (facturi, proforme etc.) direct din aplicație prin email către clienți, trebuie mai întâi configurat serverul de email din Setări → Email.

Se deschide fereastra Setări email, cu trei secțiuni: Conexiune server de email, Date expeditor și Șablon email.

Fig. 10 Exemplu de configurare a conexiunii (date pentru Gmail).

Fig. 11 Exemplu de configurare a conexiunii (date pentru Yahoo).

1. Conexiune server de email (SMTP)

Introduceți datele de conectare la serverul de email. De regulă sunt aceleași date pe care le-ați folosi la configurarea emailului pe telefon.

Câmp	Descriere
Hostname	Adresa serverului SMTP.
Port	Portul serverului (deobicei 587).
Username	Numele de utilizator.
Password	Parola — vedeți nota de mai jos.

Atenționare

Gmail și Yahoo nu acceptă parola obișnuită a contului. Trebuie să generați o parolă de aplicație dedicată:

• Gmail — generați o „parolă pentru aplicații” din setările contului Google, pe această pagină.

• Yahoo — generați o parolă de aplicație din setările de securitate Yahoo (opțiunea Generate app password).

Sfat

Dacă nu sunteți o persoană tehnică și aveți un coleg care se ocupă de astfel de lucruri, solicitați-i ajutorul.

2. Date expeditor

Câmp	Descriere
Nume	Numele afișat ca expeditor (numele dvs., al departamentului sau al firmei — la alegere).
From	Adresa dvs. de email, ca să știe clientul de la cine vine mesajul.
Bcc	Adresă în copie ascunsă (blind carbon copy) — IceFact trimite o copie a facturii și către dvs. Poate fi aceeași cu From sau alta, validă și a dvs.

3. Șablon email

Aici predefiniți textul care le apare clienților în email. Textul poate fi fix sau poate fi completat automat de IceFact folosind cuvinte cheie (keywords) între acolade. De exemplu, Total factură: {suma_de_plata} va deveni Total factură: 125 RON.

Cuvintele cheie disponibile:

Cuvânt cheie	Semnificație
{tip_document}	Tipul documentului (factură sau proformă).
{serie}	Seria facturii.
{nr}	Numărul facturii.
{data}	Data facturii.
{nume_expeditor}	Numele expeditorului (numele dvs.).
{den_beneficiar}	Denumirea clientului.
{observatii}	Observațiile din factură.
{suma_de_plata}	Suma de plată.
{termen_de_plata}	Termenul de plată.
{data_scadenta}	Data scadenței facturii.
{index_efactura}	Indexul de încărcare în SPV.
{data_ora_efactura}	Data și ora încărcării în SPV.

După completare, salvați setările. Butoanele Trimite prin e-mail din listele de documente vor folosi această configurație.