Gestiunea nomenclatoarelor (parteneri, produse, …)

Nomenclatoarele sunt cataloagele de date reutilizabile din IceFact. Ele se completează în două feluri: le adăugați dvs. în avans sau se populează automat din documentele emise (vezi mai jos). Oricum ar fi completate, emiterea devine mult mai rapidă: alegeți un client sau un produs din listă, în loc să rescrieți datele de fiecare dată. Nomenclatoarele se accesează din secțiunea Nomenclator a barei laterale.

Fig. 13 Secțiunea „Nomenclator” a barei laterale.

Toate nomenclatoarele funcționează la fel: o listă cu o bară de unelte (Adăugare, Modificare, Ștergere — la unele și Exportă) și un câmp de căutare.

Notă

IceFact reține automat datele folosite pe documente, astfel încât catalogul se completează de la sine pe măsură ce emiteți facturi, proforme, avize sau chitanțe — nu doar prin Adăugare din nomenclator:

• produsele sunt salvate în Produse în momentul în care confirmați cu Salvează fereastra Produs, nu la salvarea documentului. Un produs adăugat rămâne, așadar, în nomenclator chiar dacă renunțați ulterior la document, fără să îl salvați;

• cumpărătorul este adăugat în Parteneri la salvarea documentului.

Parteneri (clienți)

Nomenclatorul Parteneri conține clienții către care emiteți documente. La adăugarea unui partener completați:

Câmp	Descriere
Denumire	Denumirea clientului.
Tip	Tipul clientului: B2B (firmă), B2G (instituție publică) sau B2C (persoană fizică).
Atribut fiscal / CIF / CNP	Codul fiscal (firmă) sau CNP-ul (persoană fizică).
Nr. Reg. Com.	Numărul de la Registrul Comerțului.
Sediu / Localitate / Județ / Țară	Adresa clientului.
Puncte de lucru	Unul sau mai multe puncte de lucru.
Cont (IBAN) / Banca	Contul bancar al clientului.
Telefon, Email (To), Email (Cc)	Date de contact folosite la trimiterea prin email.

Notă

Câmpul Tip determină ce coduri de produs se cer pe document (CPV pentru B2G, NC pentru B2B/B2C) și cum se aleg conturile bancare afișate — vezi Datele prestatorului (firma dumneavoastră).

Când alegeți B2G, se afișează și bifa „lucrează cu Trezoria”. La un client bugetar cu mai multe conturi ale prestatorului, aceasta indică faptul că plata se face în contul de trezorerie; debifați-o dacă nu este cazul.

Pe documente nu mai rescrieți aceste date: câmpul Cumpărător le aduce singur din nomenclator — vedeți Completarea automată a documentelor.

Produse și servicii

Nomenclatorul Produse conține produsele și serviciile pe care le facturați:

Câmp	Descriere
Cod (SKU)	Codul intern al produsului.
EAN, MPN	Codul de bare / codul producătorului.
CPV	Cod CPV — pentru facturi către instituții publice (B2G).
NC	Cod nomenclator combinat — pentru B2B/B2C.
Denumire	Denumirea produsului/serviciului.
Descriere	Descriere suplimentară.
Observații	Observații interne.
Țară de origine	Țara de origine a produsului.

Notă

Prețul, unitatea de măsură și cota / regimul de TVA nu se editează din nomenclator — se completează în fereastra Produs, la adăugarea produsului pe un document (vezi Pas 7 — Adăugați liniile de produse). Ele sunt însă memorate automat în nomenclator, separat pentru fiecare monedă, iar la următoarea utilizare a produsului sunt recompletate automat.

Codurile CPV și NC sunt necesare în anumite cazuri pentru e-Factura; completați-le la produsele pe care le facturați electronic către instituții publice sau către parteneri care le solicită.

Ca și la parteneri, produsul nu se completează de fiecare dată de la zero: pe document îl aduceți din nomenclator după denumire, după Cod (SKU) sau cu butonul cu lupă — vedeți Completarea automată a documentelor.

Regimuri speciale de TVA

La adăugarea unui produs pe document puteți alege un regim de TVA special. Semnificația codurilor:

Cod	Semnificație
K	Scutire de TVA pentru livrările intracomunitare de bunuri și servicii.
SFDD	Scutit fără drept de deducere.
SCDD	Scutit cu drept de deducere.
RM-AT	Regimul marjei — agenții de turism.
RM-BSH	Regimul marjei — bunuri second-hand.
RM-OA	Regimul marjei — opere de artă.
RM-OCA	Regimul marjei — obiecte de colecție și antichități.

Pentru livrările intracomunitare se aplică, după caz, și taxarea inversă.

Alte nomenclatoare

• Procente — valori procentuale cu nume (discounturi, penalizări), pe care le puteți aplica rapid pe documente.

• Pachete — grupuri de produse care se adaugă împreună pe un document.

• Observații — texte de observații reutilizabile, pe care le inserați pe documente.

Completarea automată a documentelor

Nomenclatoarele își arată rostul la emiterea documentelor: în loc să rescrieți datele clientului sau ale produsului, le aduceți din catalog cu câteva taste. Mecanismul este același pe Emiterea unei facturi, Emiterea unei proforme, Emiterea unui aviz de însoțire a mărfii și Emiterea unei chitanțe.

Căutarea se face la fel peste tot — atât în câmpurile cu completare automată, cât și în câmpul de căutare al nomenclatoarelor: nu ține cont de diacritice sau de litere mari și mici și lucrează pe cuvinte, fiecare cuvânt scris fiind căutat la începutul cuvintelor din denumire, în orice ordine. Nu trebuie, așadar, să începeți cu primul cuvânt: „hart” găsește „Hârtie A4”, iar „a4 hart” o găsește la fel de bine.

Cumpărătorul

Câmpul Cumpărător (la chitanță, Plătitor) are completare automată: începeți să scrieți denumirea clientului, iar sub câmp apare lista partenerilor care se potrivesc. Alegeți partenerul cu tastele ↑ / ↓ și Enter, sau cu un clic de mouse — restul câmpurilor se completează singure din nomenclator: Tip (B2B / B2G / B2C), adresa, localitatea, județul, țara, punctul de lucru, atributul fiscal, CIF / CNP, Nr. Reg. Com., contul și banca, adresele de email și telefonul. Dacă partenerul are un delegat asociat, se preiau și datele acestuia.

Pe factură și pe proformă, lângă câmpul Cumpărător găsiți și un buton cu lupă (Caută beneficiar în nomenclator), care deschide lista de parteneri: căutați clientul, apoi apăsați Folosește (sau dublu-clic pe linia lui).

Produsul

În fereastra Produs, produsul poate fi adus din nomenclator pe trei căi:

Cale	Cum se folosește
Denumire	Câmpul Produs are completare automată: scrieți câteva litere și alegeți produsul cu ↑ / ↓ din lista care apare și Enter sau cu un clic.
Cod (SKU)	Scrieți codul intern în câmpul Cod (SKU) și apăsați Enter.
Lupă	Butonul cu lupă de lângă câmpul Produs deschide nomenclatorul de produse: căutați produsul și apăsați Folosește (sau dublu-clic pe linia lui).

Oricare cale folosiți, se completează U.M., prețul unitar (împreună cu bifa TVA inclus, așa cum a fost memorată), regimul de TVA și, dacă sunt completate în nomenclator, SKU, EAN, MPN, CPV / NC, descrierea, observațiile și țara de origine. Rămâne să puneți cantitatea.

Pe factură, o parte dintre aceste câmpuri sunt vizibile doar dacă bifați Mod de editare avansat, în partea de jos a ferestrei; ele se completează însă și atunci când sunt ascunse — vedeți modul de editare avansat.

Notă

Pentru un produs care nu se află încă în nomenclator, completați pur și simplu câmpurile. Dacă apăsați Enter pe o denumire necunoscută, aplicația vă anunță doar că nu a găsit-o în nomenclator; datele scrise rămân în fereastră.

Vezi și

După ce ați pregătit nomenclatoarele, treceți la Emiterea unei facturi.