Glosar de termeni

Termeni fiscali, de facturare și specifici aplicației, folosiți în IceFact.

Roluri și persoane

Prestator

Firma emitentă — firma dumneavoastră. Datele se configurează în Datele prestatorului (firma dumneavoastră). În standardul e-Factura apare drept vânzător.

Beneficiar / Cumpărător

Clientul căruia i se emite documentul. Pe chitanță, câmpul se numește Plătitor.

B2B / B2G / B2C

Tipul beneficiarului: firmă (B2B), instituție publică (B2G) sau persoană fizică (B2C). Se stabilește din câmpul Tip al partenerului și influențează codurile de produs (CPV/NC) și conturile bancare afișate pe document.

Plătitor

Persoana care efectuează plata (termen folosit pe chitanțe).

Emis de

Persoana care emite documentul.

Reprezentant / Delegat

Persoana de contact a cumpărătorului, respectiv persoana care preia marfa. Pe factură și pe proformă blocul se numește Reprezentant, pe aviz Delegat.

Emitent

În lista de mesaje din SPV, firma care a emis factura — dumneavoastră la facturile transmise, furnizorul la cele primite.

Documente

Factură

Documentul fiscal principal de vânzare.

Tip factură (380 / 384 / 389 / 751)

Codul de tip al facturii din standardul e-Factura: 380 — factură, 384 — factură corectată, 389 — autofactură, 751 — factură cu informații în scopuri contabile. A nu se confunda cu câmpul Tip (B2B/B2G/B2C) al cumpărătorului.

Factură proformă (proformă)

Document informativ, fără valoare fiscală, folosit pentru ofertare sau pentru solicitarea plății în avans. Poate fi transformat în factură.

Chitanță

Documentul care atestă încasarea unei sume.

Aviz (de însoțire a mărfii)

Document care însoțește marfa la transport; poate fi ulterior facturat.

Bon fiscal

Bonul emis de casa de marcat.

Borderou

Centralizator (listă) al unui set de documente — de facturi, avize, proforme sau chitanțe.

Registru de livrări

Evidența livrărilor, tipărită din lista de avize.

Serie și număr

Perechea care identifică un document (de exemplu FCT-0001). Se configurează pentru fiecare tip de document în parte.

Stornare / Factură de stornare

Corectarea unei facturi greșite printr-o factură nouă, cu valori negative, care o referă pe cea inițială. Factura stornată rămâne neatinsă. Vezi Emiterea unei facturi.

Anulare / Ștergere

Anularea păstrează documentul în evidență, tăiat cu o linie roșie, cu seria și numărul în continuare ocupate; ștergerea îl elimină definitiv și eliberează numărul. Vezi 4. Documente anulate.

Clonare

Crearea unui document nou pornind de la datele celui selectat.

e-Factura și ANAF

e-Factura

Sistemul național de facturare electronică. Facturile se transmit în format UBL / EN 16931.

SPV (Spațiul Privat Virtual)

Platforma ANAF prin care se transmit și se primesc facturile electronice.

Semnătură electronică calificată

Certificatul digital (de obicei pe un token USB) obținut de la un furnizor acreditat, cu care vă autentificați la ANAF. Vezi Înrolarea semnăturii electronice la ANAF.

Înrolare la ANAF

Procedura prin care semnătura electronică este asociată firmei, ca să aibă drept de acces în SPV. Vezi Înrolarea semnăturii electronice la ANAF.

Document de confirmare

Documentul emis de furnizorul semnăturii electronice, cerut de ANAF la înrolare.

Autorizare SPV

Codul, generat cu semnătură electronică, care permite aplicației să comunice cu SPV. Vezi Configurare e-Factura și autorizare SPV.

UBL / EN 16931

Standardul (european) și formatul XML al facturii electronice.

BT-xx

Codurile câmpurilor din standardul EN 16931 (de exemplu BT-81 = instrument de plată).

Index de încărcare (Index eFactura)

Numărul sub care ANAF înregistrează o transmitere, returnat la încărcarea în SPV și păstrat pe factură. Atestă doar primirea facturii, nu și validarea ei. Vezi Trimiterea facturii în e-Factura (SPV / ANAF).

Mesaj SPV (T / P / E / MP / MT)

Tipurile de mesaje din lista SPV: T — factură transmisă, P — factură primită, E — erori raportate de ANAF, MP / MT — mesaj de la, respectiv către cumpărător. Vezi Mesajele din SPV.

eFactura semnată

Factura validată și semnată electronic de ANAF, care poate fi descărcată din SPV.

Termeni fiscali

Atribut fiscal

RO pentru firmele plătitoare de TVA.

CIF / CUI

Codul de identificare fiscală al unei firme.

CNP

Codul numeric personal (pentru clienți persoane fizice).

CIF intracomunitar

Codul de TVA valabil pentru tranzacții intracomunitare.

Nr. Reg. Com.

Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului.

Punct de lucru

Adresa de la care lucrează efectiv firma, dacă diferă de sediul social. Există atât la prestator, cât și — opțional — la beneficiar.

Cotă de TVA

Procentul de TVA aplicat (aplicația permite până la 4 cote configurabile).

Regim de TVA

Categoria de TVA a unei linii de produs: fie o cotă procentuală, fie un regim special — K (scutire pentru livrări intracomunitare), SFDD (scutit fără drept de deducere), SCDD (scutit cu drept de deducere), RM-… (regimul marjei) sau taxarea inversă. Vezi Regimuri speciale de TVA.

TVA la încasare

Regim în care TVA-ul devine exigibil la încasarea facturii.

Taxare inversă

Mecanism prin care obligația de plată a TVA se transferă către cumpărător.

Regim al marjei (RM)

Regimuri speciale de TVA (agenții de turism, bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție). Vezi codurile din Gestiunea nomenclatoarelor (parteneri, produse, …).

Termen de plată / Data scadentă

Data până la care factura trebuie achitată.

Restanțe / Scadențe / În termen

Stări ale facturilor în funcție de termenul de plată.

Achitat / Achitat parțial

Starea încasării unei facturi: suma încasată acoperă întreaga valoare, respectiv doar o parte din ea. Vezi Semnificația iconițelor.

Instrument de plată

Modalitatea de plată indicată pe factură (BT-81). A nu se confunda cu modalitatea de plată a bonului fiscal.

IBAN

Codul internațional al contului bancar.

Cont de trezorerie

Cont bancar deschis la Trezoreria Statului (IBAN care conține TREZ). Vezi Datele prestatorului (firma dumneavoastră).

Valută și curs valutar

Moneda în care se emite documentul și cursul la care se convertesc sumele în lei.

Produse și cataloage

Nomenclator

Catalog de date reutilizabile (parteneri, produse, procente, pachete, observații).

SKU (Cod)

Codul intern al produsului.

U.M.

Unitatea de măsură.

CPV

Cod de clasificare pentru achiziții publice (facturi B2G).

NC

Cod nomenclator combinat (B2B/B2C).

EAN / MPN

Cod de bare / cod de producător.

Procent

Valoare procentuală cu nume (discount, penalizare).

Pachet

Grup de produse adăugate împreună pe un document.

Concepte din aplicație

Selecția curentă

Ceea ce se vede în listă în acel moment, adică rezultatul filtrelor — nu liniile bifate. Este mulțimea de documente asupra căreia lucrează operațiunile în masă.

Completare automată

Mecanismul prin care câmpurile unui document se completează singure din nomenclator, pe măsură ce scrieți denumirea clientului sau a produsului. Vezi Completarea automată a documentelor.

Mod de editare avansat

Bifa din fereastra Produs care aduce la vedere restul câmpurilor liniei (SKU, EAN, MPN, CPV/NC, descriere, observații, țara de origine). Vezi Mod de editare avansat.

Bară laterală

Zona de navigare din stânga ferestrei principale, împărțită în secțiunile Documente, Nomenclator, Setări, Unelte și Informații. Vezi Interfața aplicației.

Bară de unelte

Rândul de butoane de deasupra unei liste sau a unui document, cu acțiunile care i se aplică.

Casa de marcat

Grupă de taxare (A–E)

Cotele de TVA programate fiscal în casa de marcat, identificate prin literele A–E. Vezi Cotele de TVA și grupele de taxare.

Raport Z

Raportul fiscal de închidere a zilei, tipărit de casa de marcat.

Port serial (COM)

Portul prin care calculatorul comunică cu casa de marcat (COM3 pe Windows, /dev/ttyUSB0 pe Linux).

Modalitate de plată

Felul plății cu care se închide bonul fiscal (numerar, card, tichete etc.). Privește numai bonul, nu și încasarea înregistrată pe factură. Vezi Modalități de plată.

Email

SMTP

Protocolul prin care se trimit emailurile. Vezi Configurare email.

Parolă de aplicație

Parolă dedicată, generată din setările contului de email (Gmail, Yahoo), folosită în locul parolei obișnuite, pe care aceste servicii nu o acceptă.

Bcc

Adresa în copie ascunsă (blind carbon copy), pe care primiți și dumneavoastră o copie a documentului trimis.

Cuvânt cheie (placeholder)

Textul între acolade dintr-un șablon — de exemplu {serie}, {suma_de_plata} — pe care IceFact îl înlocuiește cu valoarea de pe document.

Licențiere

Freemium

Modelul de licențiere al aplicației: IceFact se poate folosi gratuit pe termen nedeterminat, iar unele opțiuni avansate cer licență.

Versiune cu licență

Versiunea în care sunt disponibile e-Factura, trimiterea prin email și celelalte opțiuni marcate ca atare în manual. Vezi Licențiere și activare.

Cheie de activare

Codul primit după achiziția licenței, care activează versiunea cu licență. Vezi Licențiere și activare.

Baza de date

Bază de date locală / pe server

Baza de date poate sta într-un fișier local (SQLite), pe calculatorul care emite facturile, sau poate fi partajată între mai multe calculatoare prin IceFact Server. Vezi Instalare în rețea (client/server).

VPN (OpenVPN)

Conexiunea securizată prin care se accesează o bază de date găzduită în cloud. Vezi Configurarea conexiunii în cloud.

Unelte

Backup / Restore

Salvarea, respectiv restaurarea unei copii de siguranță a bazei de date.

Vacuum (defragmentare)

Compactarea bazei de date pentru a reduce dimensiunea și a îmbunătăți performanța.