Emiterea unui aviz de însoțire a mărfii

Avizul de însoțire a mărfii însoțește marfa pe drumul de la furnizor la client. Nu este un document fiscal: nu se înregistrează în contabilitate, nu se declară și nu se transmite în e-Factura. Îl emiteți când marfa pleacă înaintea facturii, iar la facturare îl transformați într-o factură dintr-o singură apăsare (vezi Facturarea avizului).

Emiterea urmează aceiași pași ca la Emiterea unei facturi, cu o deosebire care se vede peste tot: avizul lucrează fără TVA — liniile de produse au numai preț și valoare fără TVA, iar totalul documentului este o simplă Valoare. În plus, avizul nu are tip de document, termen de plată și scadență, chitanță atașată, trimitere prin email sau e-Factura. Se presupune că ați configurat deja Datele prestatorului (firma dumneavoastră) și parametrii avizului din Configurare documente (proformă, aviz, chitanță).

Pas 1 — Deschideți lista de avize

În bara laterală, secțiunea Documente, apăsați Avize. Se afișează lista avizelor emise, restrânsă la filtrele active de deasupra ei (vezi Lista de avize). Apăsați Creează aviz nou din bara de unelte.

Fig. 21 Lista de facturi; butonul „Creează aviz nou” din bara de unelte.

Pas 2 — Verificați antetul avizului

Antetul este prima zonă a ferestrei de editare. Preia valorile implicite din configurare, dar le puteți modifica:

Câmp	Descriere
Serie, Nr.	Seria și numărul avizului.
Data	Data avizului.
Moneda	Moneda avizului — apare doar dacă ați activat avize în valută.

Antetul avizului nu are Tip factură, Instr. plată și nici Termen / Data scadentă: acestea sunt specifice facturii.

Pas 3 — Completați datele cumpărătorului

Sub antet urmează secțiunea Cumpărător. Dacă clientul există deja în Gestiunea nomenclatoarelor (parteneri, produse, …), nu trebuie să îi rescrieți datele: începeți să scrieți denumirea și selectați-l din lista care apare — restul câmpurilor se completează singure (vedeți Completarea automată a documentelor).

Câmpuri uzuale: Denumire, Atribut fiscal, CIF / CNP, Nr. Reg. Com., Adresă / Localitate / Județ / Țară, Cont IBAN / Bancă.

Sfat

Disponibil doar în versiunea cu licență.

Lângă Cumpărător aveți un buton care caută beneficiarul după CIF la Ministerul Finanțelor, util dacă nu îl aveți în Nomenclatorul de Parteneri. Spre deosebire de factură și de proformă, avizul nu are și butonul care deschide direct nomenclatorul de parteneri: aici clientul se aduce prin completare automată, scriindu-i denumirea.

Lângă Cumpărător apare și câmpul Tip, care stabilește ce cod de produs se cere. Pe aviz el are numai două valori, B2B și B2G — nu și B2C, ca pe factură și pe proformă. Ca peste tot, B2G cere codul CPV, iar B2B codul NC (vezi Codurile CPV și NC).

Între adresă și atributul fiscal poate apărea și câmpul Punct de lucru, dacă ați bifat opțiunea cu același nume la Câmpuri opționale beneficiar, în Configurare facturare — este aceeași opțiune care îl aduce și pe factură.

Pas 4 — Completați delegatul

Urmează blocul Delegat. Pe factură și pe proformă blocul acesta se numește Reprezentant și ține și datele de contact ale cumpărătorului; pe aviz el păstrează doar persoana care preia marfa și datele de transport, pentru că avizul nu se trimite prin email. Toate câmpurile sunt opționale.

Câmp	Descriere
Delegat	Numele persoanei care însoțește marfa. Are completare automată din lista delegaților folosiți anterior; la alegerea unuia, se completează singure și celelalte câmpuri reținute pentru el.
C.I./B.I. — Seria, Nr., Pol.	Actul de identitate al delegatului și unitatea care l-a eliberat.
Mijloc trans., Nr.	Mijlocul de transport și numărul de înmatriculare.
Expediat la — Data, Ora	Momentul expedierii.

La un aviz nou, câmpul Delegat este precompletat cu valoarea din câmpul Delegat al Configurare documente (proformă, aviz, chitanță) — dacă ați configurat acolo un nume și dacă avizul nu vine deja cu un delegat preluat de pe alt document (proformă sau clonă). Îl puteți înlocui oricând pe aviz.

Notă

Lista de delegați se completează singură, ca și nomenclatoarele: la salvarea avizului, delegatul este reținut și apare data viitoare în completarea automată. Iar dacă partenerul are un delegat asociat, acesta este adus automat odată cu datele cumpărătorului — IceFact reține separat delegatul folosit pe facturi, pe proforme și pe avize, așa că fiecare tip de document își aduce delegatul lui.

Pas 5 — Emis de și observații

Emis de este persoana care emite avizul; valoarea implicită vine din Configurare documente (proformă, aviz, chitanță), dar o puteți schimba pe aviz.

În Observații adăugați, dacă este cazul, un text liber — și acesta poate avea o valoare implicită din configurare. Butonul cu lupă de lângă câmp deschide nomenclatorul de observații, din care inserați un text reutilizabil (vezi Gestiunea nomenclatoarelor (parteneri, produse, …)).

Avizul nu are filele Referințe factură și Informații livrare de pe factură: ele privesc exclusiv e-Factura.

Pas 6 — Adăugați liniile de produse

Adăugați marfa expediată. Butoanele din stânga listei de produse adaugă, clonează, modifică sau șterg o linie. Fereastra Produs a avizului este o formă restrânsă a celei de pe factură:

Câmp	Descriere
Cod (SKU)	Codul intern al produsului. Scrieți codul și apăsați Enter ca să aduceți produsul din nomenclator.
CPV / NC	Codul de clasificare a produsului. Se afișează unul singur, după Tip-ul ales la pasul 3 (vezi Codurile CPV și NC).
Produs	Denumirea (cu completare automată din nomenclator).
U.M.	Unitatea de măsură; implicit BUC.
Cantitate	Cantitatea expediată.
Preț unitar	Prețul pe unitate, fără TVA.
Valoare	Se calculează singură, din cantitate și preț.

Fereastra nu are Regim TVA, bifa TVA inclus și nici Mod de editare avansat cu câmpurile suplimentare (EAN, MPN, descriere, observații, țara de origine) — toate acestea sunt specifice facturii și proformei. La aducerea produsului din nomenclator, avizul preia denumirea, U.M., prețul și codurile SKU, CPV / NC; restul câmpurilor nu se completează.

Sub lista de produse, aplicația calculează Valoarea totală a avizului — fără TVA, pentru că avizul nu îl calculează. TVA-ul se adaugă abia pe factura emisă din aviz (vezi Facturarea avizului).

Notă

Codurile CPV și NC nu sunt verificate pe aviz, fiindcă documentul nu ajunge la ANAF. Dacă totuși le completați, acestea se transferă mai departe odată cu liniile de produse, pe factura generată din aviz.

Pas 7 — Salvați avizul

Apăsați Salvează (bifa verde) în bara de unelte a editorului. După aceea avizul apare în listă.

Avizul nu are bifa Emite și chitanță și nici butonul de import al datelor dintr-un fișier XML — sunt specifice facturii.

Pas 8 — Ce puteți face cu avizul emis

După salvare, editorul se închide și rămâne pe ecran avizul selectat din listă. Deasupra lui apare bara de unelte a avizului — aceeași din care ați pornit la pasul 1, dar cu toate butoanele active. Ele sunt despărțite printr-un separator, în două grupuri: operațiile asupra documentului, apoi facturarea avizului.

Fig. 22 Bara de unelte a avizului selectat, deasupra câmpurilor completate.

Buton	Ce face
Tipărește avizul curent	Deschide fereastra de tipărire — vezi mai jos.
Creează aviz nou	Pornește un aviz nou (pasul 1).
Clonează avizul curent	Deschide un aviz nou cu datele celui curent, pe care îl completați mai departe.
Modifică avizul curent	Redeschide avizul în editor.
Marchează avizul curent ca fiind anulat / Reactivează avizul curent	Anulează avizul sau îl readuce în stare validă; cele două butoane se înlocuiesc reciproc, după starea avizului. Un aviz anulat se tipărește cu filigranul ANULAT.
Șterge avizul din baza de date	Șterge definitiv avizul.
Emite factura pentru avizul curent	Creează factura corespunzătoare — vezi Facturarea avizului.

Fereastra de tipărire vă lasă să alegeți imprimanta sau PDF-ul, nume fișier customizabil cu placeholdere, tipărirea în două exemplare, sigla, formatul A4 / A5, spațierea rândurilor, corpul și dimensiunea literei, precum și limba documentului (română sau engleză). Titlul tipărit în capul documentului este AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII.

Sfat

Bifa Afișează prețurile pe document este proprie avizului: debifați-o și avizul pleacă la client cu denumirile și cantitățile mărfii, dar fără prețuri și fără valoare — util când marfa este însoțită de aviz, iar prețurile rămân între dumneavoastră și facturare.

Ascunderea prețurilor și tipărirea în limba engleză funcționează la formatul A4.

Facturarea avizului

Butonul Emite factura pentru avizul curent deschide lista de facturi cu o factură nouă în editor, completată cu datele avizului, ca să nu le reintroduceți:

• moneda și cursul;

• datele cumpărătorului: denumire, tip, adresă, localitate, județ, țară, atribut fiscal, CIF/CNP, Nr. Reg. Com., cont și bancă;

• delegatul, cu actul de identitate și mijlocul de transport;

• observațiile și liniile de produse.

Punctul de lucru și momentul expedierii (Expediat la) nu se transferă; le completați pe factură, dacă vă trebuie.

Important

Liniile de produse trec pe factură cu prețul și valoarea fără TVA de pe aviz, iar aplicația le atribuie tuturor prima cotă de TVA configurată în Configurare facturare (Cota TVA [1]). Dacă pe factură aveți produse cu alte cote sau cu regimuri speciale de TVA, corectați liniile respective înainte de salvare — vezi Regimuri speciale de TVA.

Factura rezultată este doar pregătită, nu și salvată: o verificați, o completați cu ce îi mai lipsește și o salvați dumneavoastră. Seria, numărul și restul valorilor implicite vin din Configurare facturare, nu de pe aviz.

După ce salvați factura, avizul este legat de ea în baza de date. Spre deosebire de proformă, avizul facturat nu primește nicio iconiță în listă.

Lista de avize

Filtre

Deasupra listei se află zona de filtre. Ele se combină între ele, iar lista se reîncarcă imediat ce le modificați; în câmpurile de text (Serie, Număr, Cumpărător) apăsați Enter pentru a aplica filtrul.

Filtru	Cum funcționează
De la data / Până la data	Intervalul în care se încadrează data avizului. Fiecare capăt are bifa lui: debifat, intervalul rămâne deschis în partea aceea. Butoanele Azi, Ieri, Luna curentă, Luna trecută, Anul curent și Anul trecut completează ambele date dintr-o singură apăsare.
Serie	Seria avizului, scrisă întreagă; majusculele nu contează.
Număr	Numărul exact al avizului.
Avize anulate	Lista arată numai avizele anulate.
Cumpărător	Denumirea cumpărătorului, propusă prin completare automată dintre cele care apar deja pe avize. Filtrul cere denumirea întreagă; pentru o potrivire parțială folosiți * (de exemplu ice*). Diacriticele și majusculele nu contează.

Când filtrați după Cumpărător, intervalul de date se dezactivează automat, ca să vedeți toate avizele clientului, indiferent de dată.

Listare

Sub zona de filtrare sunt listate avizele găsite, ordonate după serie, iar în cadrul aceleiași serii crescător după număr. Ordonarea nu ține cont de dată: dacă folosiți mai multe serii, avizele apar grupate pe serii, nu intercalate cronologic.

Coloanele sunt Serie-Număr, Data, Cumpărător și Suma, la care se adaugă Moneda dacă ați activat avizele în valută. Lista de avize nu are iconițe de stare, ca lista de facturi sau cea de proforme.

Avizele anulate rămân în listă, alături de cele valide, tăiate cu o linie roșie. Seria și numărul lor rămân ocupate și după anulare, așa că nu puteți emite un alt aviz cu aceeași pereche serie–număr. Ele nu intră în totalul de sub listă.

Sub listă, o bară de stare rezumă toate avizele afișate, nu doar pe cel selectat:

Câmp	Ce însumează
Înregistrări găsite	Câte avize a returnat filtrul.
Valoare avize	Valoarea totală a avizelor afișate (fără TVA).

Când avizele în valută sunt activate, sumele avizelor în valută sunt convertite în lei la cursul fiecărui aviz, iar totalul este afișat cu sufixul RON.

Operațiuni în masă

Deasupra filtrelor se află o bară de unelte cu operațiile care se aplică tuturor avizelor din listă. Ca și la facturi, în IceFact nu bifați avizele unul câte unul: „selecția curentă”, așa cum apare în denumirea butoanelor, înseamnă exact ce se vede în listă în acel moment, adică rezultatul filtrelor.

Buton	Ce face
Exportă selecția curentă (xls, csv, tab)	Salvează lista într-un fișier .xls, .csv sau .tab, câte o linie pe aviz, în ordine cronologică: document, dată, beneficiar, CIF/CNP, Nr. Reg. Com. și valoare.
Tipărește borderou de avize pentru selecția curentă	Tipărește sau salvează în PDF borderoul avizelor din listă. Puteți alege limba (română sau engleză), fontul și spațierea, numele fișierului customizat cu placeholdere.
Tipărește registrul de livrări pentru selecția curentă	Tipărește sau salvează în PDF un raport de livrări pe format A4 orizontal — vezi mai jos.

Registrul de livrări este un raport specializat, gândit pentru transportul de materiale vrac: fiecare aviz apare pe o linie, cu data, numărul avizului, numărul de înmatriculare, șoferul (delegatul), clientul, sortul și cantitatea în kg, plus punctul de lucru. Sortul și cantitatea sunt luate de pe prima linie de produs a avizului, deci raportul are sens la avizele cu un singur articol.

Avizele nu au export pentru contabilitate, generare în masă a PDF-urilor și nici operații legate de ANAF — acestea există doar la facturi (vezi Emiterea unei facturi).

Vezi și

Transformarea proformei în factură sau aviz — emiterea unui aviz dintr-o proformă.

Configurare documente (proformă, aviz, chitanță) — parametrii avizului (serie, delegat, valori implicite).