Setări email

Pentru a transmite facturile prin email direct din IceFact este necesar ca în prealabil să autorizăm IceFact sa folosească serverul nostru de email.

Ca să ajungeți la fereastra unde puteți face setările dați click pe butonul "Setări", după care apăsați "Email".

Aici o se observați trei secțiuni: Conexiune server de email, Date expeditor și Șablon email.

1) Conexiune server de email

În această secțiune trebuie să introduceți datele de conectare la serverul de email. De regulă aceste date sunt identice cu cele pe care le-ați completat când ați setat telefonul mobil pentru a primi și trimite email-uri.

Dacă nu sunteți o persoană tehnică și aveți în compania dvs. o persoană care se ocupă de astfel de lucruri, solicitați-i ajutorul.

Gmail

În exemplul din imagine sunt completate datele necesare pentru Gmail. Atenție, dacă chiar folosiți Gmail și doriți să setați IceFact să utilizeze Gmail, nu puneți la password parola dvs. cu care intrați in contul de Gmail, ci trebuie să creați o parolă specială pentru aplicații, pe această pagină oferită de Google.

Yahoo

Dacă utilizați Yahoo, la hostname completați smtp.mail.yahoo.com, portul rămâne 587. În ceea ce privește parola, nu utilizați parola pe care o folosiți în mod normal să intrați pe pagina Yahoo, ci trebuie să generați una specială pentru IceFact, pe această pagină, selectând opțiunea Generate app password.

2) Date expeditor

În această secțiune configurați identitatea dvs.

Nume: aici puteți pune orice, de exemplu numele dvs, denumirea departamentului financiar, denumirea societații, este strict alegerea dvs, nu există restricții.

From: aici trebuie să completați adresa dvs de email, ca să știe clientul dvs de la cine vine mesajul.

Bcc: aceasta este prescurtarea de la blind carbon copy. Aici se completează o adresă de email pentru ca IceFact să trimită o copie a facturii și către dvs. Poate fi aceeași adresă ca cea de la From sau oricare alta (doar să fie validă și să vă aparțină).

3) Șablon email

În această secțiune predefiniți un text care le va apărea clienților în email. Textul poate fi unul fix sau poate fi ajustat automat de IceFact prin folosirea unor cuvinte cheie cu semnificație specială (keywords).

De exemplu dacă puneți în text Total factură: {suma_de_plata}, în email va apărea automat suma de plată din factură (de exemplu va fi afișat ceva de genul Total factură: 125 RON).

Lista cuvintelor cheie este următoarea:

• {tip_document}: tipul documentului (factură sau proforma);
• {serie}: seria facturii;
• {nr}: numărul facturii;
• {data}: data facturii;
• {nume_expeditor}: numele expeditorului (în cazul de față numele dvs);
• {den_beneficiar}: denumirea beneficiarului (denumirea clientului);
• {observatii}: observațiile din factură;
• {suma_de_plata}: suma de plată;
• {termen_de_plata}: termenul de plată;
• {data_scadenta}: data scadenței facturii.